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林凡更是以身作则,亲自参加了第一堂基础培训课,坐在教室最后一排,如同普通学员一样聚精会神地听讲、详细地做着笔记。
“我也是个初学者,”
他笑着对大家说,“让我们放下包袱,一起学习,共同进步。”
办公自动化系统(OA)正式上线运行后,其提升效率的效果可谓立竿见影。
文件流转传递的速度显著加快,信息的共享变得前所未有地便捷,各部门的工作效率得到了普遍而显著的提高。
变化最为突出的当属财务部,以往每到月底结账,整个部门总要加班加点奋战好几天,现在借助系统,当天就能高效、准确地完成全部结账工作。
“真是没想到啊,这电脑用起来这么方便好用!”
那位曾经抵触的老会计操作着系统,由衷地感慨,“以前要找一份文件,得翻箱倒柜大半天,现在好了,鼠标轻轻点几下,文件立刻就显示在屏幕上了,又快又准!”
第一步战略目标成功实现后,林凡没有丝毫松懈,马不停蹄地推进第二步——管理信息系统(MIS)的建设。
他对这次升级提出了更高的要求:新系统不仅要能够高效替代传统的手工劳动环节,更要成为优化管理流程、提升决策水平的强大工具。
“信息系统的建设绝非简单地将线下流程原封不动地照搬到线上,”
林凡在MIS项目启动会上深刻指出,“我们要借此契机,重新审视、梳理乃至彻底优化我们现有的管理模式和业务流程,让系统真正为管理赋能。”
为此,集团不惜投入,聘请了业内知名的专业咨询公司进驻,对采购、生产、销售、库存、财务等核心业务流程进行全面细致的梳理诊断。
这个过程进行得相当艰难和痛苦,许多习以为常的传统做法和操作习惯受到了系统性的质疑和挑战,部门之间的壁垒需要打破,数据孤岛需要打通,岗位职责也需要根据系统运行的要求重新清晰界定。
“这个审批流程环节冗余太多,必须大刀阔斧地简化!”
“部门之间的信息壁垒必须坚决打破,关键业务数据要实现实时共享!”
“部分岗位的职责边界模糊,需要重新科学划分,确保与信息系统的运行逻辑严密匹配!”
改革不可避免地遇到了巨大的阻力。
一些中层干部担忧新系统会削弱自己手中的审批和管理权限,流露出抵触情绪;部分老员工则对学习复杂的系统操作感到力不从心,难以适应新要求;甚至出现了个别人员故意拖延数据录入、消极应对系统上线的现象。
面对阻力,林凡的态度异常坚决:“信息化建设是一场深刻的变革,不是温良恭俭让的请客吃饭。
该改革的地方必须坚决改革,该调整的流程必须果断调整,没有任何情面可讲!”
他亲自督导,抓了几个反面典型:一位科长因顽固拒绝使用新系统、坚持手工操作而被调离管理岗位;一个部门因多次出现数据录入严重滞后、影响全局而被全集团通报批评。
与此同时,对于积极拥抱系统、主动提出优化建议的员工,集团则给予了公开表彰和物质重奖,树立正面榜样。
在林凡强有力的推进和奖惩分明的措施保障下,管理信息系统(MIS)历经波折,最终成功上线运行。
采购订单处理、销售合同管理、仓库库存监控、财务核算分析等企业主要业务活动,全部纳入了系统化管理范畴,数据得以实时更新,信息实现了高度集成与共享。
最让林凡感到欣慰的是,系统运行后产生了许多意想不到的管理效益。
通过对系统沉淀数据的深入分析,一些长期存在却被掩盖的管理漏洞被清晰地暴露出来:部分原材料库存量长期畸高,占用了企业宝贵的流动资金;某些产品系列市场销售持续低迷、严重不畅,生产计划却仍在惯性驱动下安排大量生产;还有一部分合作客户回款周期异常缓慢,信用风险正在悄然积累。
“这些问题其实一首存在,但过去分散的手工管理方式把它们隐藏了起来,”
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